Pengertian, Ruang Lingkup dan Kegiatan dalam Manajemen Proses

TUGAS KULIAH MODUL 7

MANAJEMEN PRODUKSI DAN OPERASI

 “Pengertian, Ruang Lingkup dan Kegiatan dalam Manajemen Proses” 

 

Oleh :

Kelompok 3 Kelas I

Susi Susanti                           (115040100111024)

Iwan Haryono                       (115040100111116)

Wiwik Fitriani                       (115040101111060)

Yani Misrotin                        (115040101111177)

Abednego Abrian P.             (115040107111013)

YuliAlfiatulI’sadah   (115040113111005)

PROGRAM STUDI AGRIBISNIS

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2014

Manajemen proses adalah rangkaian aktivitas perencanaan dan pengawasan kinerja suatu proses, terutama proses bisnis. Manajemen proses mengaplikasikan pengetahuan, ketrampilan, peralatan, teknik, serta sistem untuk mendefinisikan, memvisualisasikan, mengukur, mengontrol, melaporkan dan memperbaiki proses dengan tujuan untuk meningkatkan keuntungan atau laba.

Manajemen proses dalam perusahaan agribisnis adalah seluruh rangkaian aktivitas yang berada dalam sebuah perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis demi mencapai tujuan perusahaan untuk menghasilkan barang atau jasa. Dalam manajemen proses tersebut mempemberdayakan semua sumber daya yang ada dalam perusahaan tersebut. Saat manajemen proses dalam perusahaan dikelola secara baik, efektif dan efisien maka akan memberikan nilai tambah terhadap perusahaan tersebut. Oleh karan itu, manajemen proses dalam perusahaan agribisnis merupakan sebuah elemen penting dalam kesuksesan perusahaan agribisnis tersebut. Maka dari itu, diperlukan pengetahuan mengenai manajemen proses dalam perusahaan agribisnis, baik mengenai perencanaan proses produksi, perencanaan kapasitas produksi, desain proses produksi dan desain proses pada sektor jasa.

(Ma’arif Syamsul. 2003)

A.  Perencanaan Proses Produksi

Perencanaan adalah fungsi manajemen yang paling pokok dan sangat luas meliputi perkiraan dan perhitungan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan pada waktu yang akan datang mengikuti suatu urutan tertentu. Perencanaan merupakan salah satu sarana manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan karena itu setiap tingkat manajemen dalam organisasi sangat membutuhkan aktivitas perencanaan.

Tujuan perencanaan harus tegas, jelas dan mudah dimengerti. Seringkali perencanaan harus mengalami perubahan, oleh karena itu perencanaan harus besifat luwes dan terbuka untuk dapat dirubah bila diperlukan.  Sifat luwes ini mengakibatkan pelaksanaan kegiatannya harus dimonitor dan dikendalikan terus menerus yang disesuaikan dengan kondisi yang ada namun perencanaan harus tetap pada tujuan yang ditetapkan.Perencanaan juga merupakan fungsi memilih sasaran perusahaan secara kebijaksanaan, program dan pemilihan langkah-langkah apa yang harus dilakukan, siapa yang melakukan dan kapan aktivitasnya dilaksanakan.

Dalam perencanaan produksi kita selalu menginginkan agar diperoleh perencanaan produksi yang baik namun merencanakan proses produksi bukanlah hal yang mudah karena banyaknya faktor yang mempengaruhinya. Faktor-faktor internal relatif mudah dapat dikuasai oleh PPC manager, namun faktor external tidak demikian. Karena itu perencanaan harus dibuat ketat namun tidak kaku, artinya dapat dirubah bila diperlukan dan kemungkinan perubahan ini juga harus diperhitungkan agar tidak menimbulkan kesulitan. Perencanaan  yang baik hanya akan diperoleh dengan didasarkan kepada informasi yang baik dan pengukuran keberhasilan didasarkan kepada standard  yang ditetapkan.

Produksi dapat didefinisikan sebagai aktivitas yang dilakukan untuk mengolah atau membuat bahan mentah atau bahan setengah jadi menjadi barang jadi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.Produksi dapat juga diartikan sebagai tindakan intensional untuk menghasilkan sesuatu yang berguna.Proses produksi merupakan proses perubahan masukan menjadi keluaran. Macam barang yang dikerjakan di unit produksi banyak sekali sehingga macam proses yang ada juga banyak.

Strategi proses dalam manajemen operasional disebut juga sebagai strategi transformasi faktor inputs menjadi outputs. Strategi ini dimaksudkan untuk dapat memproduksi barang dan jasa yang sesuai dengan keinginan konsumen yang selalu berubah-ubah, dilakukan dengan sistem transformasi yang efektif dan efisien. Manajer operasional bertugas menyusun strategi proses untuk dapat mencapai sasaran operasional dan organisasi/perusahaan (Tampubolon, 2004). Di dalam sistem operasional dikenal ada 4 strategi  proses yaitu :

1.    Proses Produksi yang Terputus-putus (Intermitten Process)

Merupakan kegiatan operasional yang mempergunakan peralatan produksi yang disusun/diatur sedemikian rupa yang dimanfaatkan secara fleksibel (multipurpose) untuk menghasilkan berbagai produk atau jasa. Contoh : di bidang  pelayanan yaitu : Restoran Chinesse Foods menyiapakan makanan sesuai pesanan pelanggan yang dikerjakan oleh juru masak. Umumnya proses intermitten merupakan sistem operasional yang tidak terstandarisir, hanya berdasarkan keinginan pelanggan pada saat dilakukan pemesanan.

Sifat-sifat atau ciri-ciri dari proses produksi yang terputus-putus (intermitten process /manufacturing) ialah :

1) Biasanya produk yang dihasilkan dalam jumlah yang sangat kecil dengan variasi yang sangat besar (berbeda) dan didasarkan atas pesanan.

2) Proses seperti ini biasanya menggunakan sistem, atau cara penyusunan peralatan berdasarkan atas fungsi dalam proses produksi atau peralatan yang sama dikelompokkan pada tempat yang sama, yang disebut dengan process lay out atau departmentation by equipment.

3) Mesin-mesin yang dipakai dalam proses produksi seperti ini adalah mesin-mesin yang bersifat umum yang dapat digunakan untuk menghasilkan bermacam-macam produk dengan variasi yang hampir sama, mesin mana dikenal dengan nama General Purpose Machines.

4) Oleh karena mesin-mesinnya bersifat umum dan biasanya kurang otomatis, maka pengaruh individual operator terhadap produk yang dihasilkan sangat besar, sehingga operatornya perlu mempunyai keahlian atau skill yang tinggi dalam pengerjaan produk tersebut.

5) Proses produksi tidak mudah/akan terhenti walaupun terjadi kerusakan atau terhentinya salah satu mesin atau peralatan.

6) Oleh karena mesin-mesin bersifat umum dan variasi dari produknya besar, maka terhadap pekerjaan (job) yang bermacam-macam menimbulkan pengawasan (control) nya lebih sukar.

7) Persediaan bahan mentah biasanya tinggi, karena tidak dapat ditentukan pesanan apa yang akan dipesan oleh pembeli dan juga persediaan bahan dalam proses lebih tinggi daripada continuous process/manufacturing, karena prosesnya terputus-putus/terhenti-henti.

8) Biasanya bahan-bahan dipindahkan dengan peralatan handling yang dapat flexible (varied path equipment) yang menggunakan tenaga manusia seperti kereta dorong atau forklift.

9) Dalam proses seperti ini sering dilakukan pemindahan bahan yang bolak balik sehingga perlu adanya ruangan gerak (aisie) yang besar dan ruangan tempat bahan-bahan dalam proses (work in process) yang besar.

Kekurangan/kerugian proses produksi yang terputus-putus (intermitten manufacturing) adalah :

1) Scheduling dan routing untuk pengerjaan produk yang akan dihasilkan sangat sukar dilakukan karena kombinasi urut-urut pekerjaan yang banyak sekali di dalam memprodusir satu macam produk dan disamping itu dibutuhkan scheduling dan routing yang banyak sekali karena produknya yang berbeda tergantung dari pemesanannya.

2) Oleh karena pekerjaan routing dan scheduling banyak sekali dan sukar dilakukan, maka pengawasan produksi (production control) dalam proses produksi seperti ini sangat sukar dilakukan.

3) Dibutuhkannya investasi yang cukup besar dalam persediaan bahan mentah dan bahan-bahan dalam proses, karena prosesnya terputus-putus dan produk yang dihasilkan tergantung dari pesanan.

4) Biaya tenaga kerja dan biaya pemindahan bahan sangat tinggi, karena banyak dipergunakannya tenaga manusia dan tenaga yang dibutuhkan adalah tenaga yang ahli dalam pengerjaan produk tersebut.

Kebaikan/kelebihan dari proses produksi yang terputus-putus (intermitten manufacturing) adalah :

1)      Mempunyai fleksibilitas yang tinggi dalam menghadapi perubahan produk dengan variasi yang cukup besar.

Fleksibilitas ini diperoleh terutama dari :

a)  Sistem penyusunan peralatan (lay out) nya yang berbentuk process lay out.

b) Jenis/type mesin yang digunakan dalam proses yang bersifat umum (general purpose machines).

c)  Sistem pemindahan bahan yang tidak menggunakan tenaga kerja mesin tetapi tenaga manusia.

2) Oleh karena mesin-mesin yang digunakan dalam proses bersifat umum (general purpose machines), maka biasanya dapat diperoleh penghematan uang dalam investasi mesin-mesin, sebab harga mesin-mesin ini lebih murah daripada mesin-mesin yang khusus (special purpose machines).

3) Proses produksi tidak mudah terhenti akibat terjadinya kerusakan atau kemacetan di suatu tempat / tingkat proses.

2. Proses Produksi yang Kontinu (Continous Process)

Merupakan proses produksi yang mempergunakan peralatan produksi yang disusun dan diatur dengan memperhatikan urutan kegiatan dalam menghasilkan produk atau jasa, serta arus bahan di dalam proses telah terstandarisasi. Contoh : minuman Teh Botol merupakan produk yang terstandarisasi.

Kekurangan/kerugian proses produksi yang terus menerus (continuous manufacturing) adalah :

1)       Terdapat kesukaran untuk menghadapi perubahan produk yang diminta oleh konsumen atau pelanggan. Jadi proses produksi seperti ini khusus untuk menghasilkan produk-produk yang :

a) Permintaan (demand) nya besar dan stabil

b) Style produknya tidak mudah berubah

2) Proses produksi mudah terhenti, karena apabila terjadi kemacetan di suatu tempat /tingkat proses (di awal, di tengah atau di belakang), maka kemungkinan seluruh proses produksi akan terhenti yang disebabkan adanya saling hubungan dan urut-urutan antara masing-masing tingkat proses.

3) Terdapat kesukaran dalam menghadapi perubahan tingkat permintaan, karena biasanya tingkat produksi (rate of production) nya telah tertentu, sehingga sangat kaku (rigid).

Kebaikan/kelebihan proses produksi yang terus menerus (continuous manufacturing) adalah :

1) Dapat diperoleh tingkat biaya produksi per unit (unit production cost) yang rendah apabila :

a) Dapat dihasilkannya produk dan volume yang cukup besar.

b) Produk yang dihasilkan distandarsir.

2) Dapat dikuranginya pemborosan-pemborosan dari pemakaian tenaga manusia, terutama karena sistem pemindahan bahan yang menggunakan tenaga mesin / listrik.

3) Biaya tenaga kerja (labor cost) nya adalah rendah, karena jumlah tenaga kerjanya yang sedikit dan tidak memerlukan tenaga yang ahli (cukup yang setengah ahli) dalam pengerjaan produk yang dihasilkan.

4) Biaya pemindahan bahan di dalam pabrik juga lebih rendah, karena jarak antara mesin yang satu dengan mesin yang lain lebih pendek dan pemindahan tersebut digerakkan dengan tenaga mesin (mekanisasi).

3. Proses Produksi yang Berulang-ulang (Repetitive Process)

Merupakan proses produksi yang menggabungkan fungsi intermitten process dan continous process. Tetapi proses ini mempergunakan bagian dan bahan komponen yang berbagai jenis diantara proses yang kontinu. Contoh : dalam usaha jasa, restoran besar melayani banyak pelanggan dengan beragam menu.

4. Produksi Massa (Mass Customization)

Merupakan proses produksi yang menggabungkan fungsi intermitten process, continous process serta repetitive process yang menggunakan berbagai komponen bahan, teknik skedul produksi dan mengutamakan kecepatan pelayanan.

(Zulidamel, 2008)

B.  Perencanaan Kapasitas Produksi

Menurut Yamit (2003), perencanaan kapasitas produksi adalah jumlah maksimum output yang dapat diproduksi dalam satuan waktu tertentu  Walaupun demikian, bagi beberapa organisasi, penentuan kapasitas bisa menjadi lebih sulit. Kapasitas pabrik secara langsung menunjukkan kemampuan perusahaan dalam memenuhi permintaan konsumen. Kelebihan kapasitas berakibat rendahnya produktifitas sumber daya, sedangkan kekurangan kapasitas berarti buruknya pelayanan terhadap konsumen.

Kapasitas produksi ditentukan oleh kapasitas sumber daya yang dimiliki seperti : kapasitas mesin, kapasitas tenaga kerja, kapasitas bahan baku dan kapasitas modal.

·      Perencanaan Kapasitas Jangka Pendek

Perencanaan kapasitas jangka pendek digunakan untuk menangani secara ekonomis hal-hal yang bersifat mendadak dimasa yang akan dating, misalnya untuk memenuhi permintaan yang bersifat mendadak atau seketika dalam jangka waktu pendek yang menyebabakan kapasitas produksi perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan pasar akibat lonjakan permintaan.

Menurut Krajewzki dan Ritzman dalam Yamit (2003), ada 5 cara yang dapat digunakan perusahaan untuk meningkatkan kapasitas produksi jangka pendek :

1.  Meningkatkan jumlah sumber daya

a.  Penggunaan kerja lembur

b.  Penambahan regu kerja

c.  Memerikan kesempatan kerja secara part-time

d.  Sub-Kontrak

e.  Kontrak kerja

2.  Memperbaiki penggunaan sumber daya

a.  Mengatur regu kerja

b.  Menetapkan skedul

3.  Memodifikasi produk

a.  Mentukan standart produk

b.  Melakukan perubahan jasa operasi

c.  Melakukan pengawasan kualitas

4.  Memperbaiki permintaan

a.  Melakukan perubahan harga

b.  Melakukan perubahan promosi

5.  Tidak memenuhi permintaan

a.  Tidak mensuplai semua permintaan

·      Perencanaan Kapasitas Jangka Panjang

Perencanaan kapasitas jangka panjang merupakan strategi operasi dalam menghadapi  segala kemungkinan yang akan terjadi dan sudah dapat diperkirakan sebelumnya. Dalam kaitan dengan kapasitas jangka panjang, terdapat dua strategi yang dapat ditempuh perusahaan:

a.       Strategi Melihat dan Menuggu (Wait and See Strategy)

Strategi ini dapat dikatakan pula sebagai strategi hati-hati, karena kapasitas produksi akan dinaikkan apabila yakin permintaan konsumen sudah naik. Strategi ini diperoleh dengan pertimbangan bahwa, setiap kali terjadi kelebihan kapasitas perusahaan harus menanggung risiko karena investasi yang dilakukan hanya ditanggung dalam unit yang sedikit, akibatnya biaya produksi menjadi tinggi.Pada tahap ini perencana dapat mempertimbangkan penambahan kapasitas dengan cara membeli mesin baru, menambah tenaga kerja, menambah lokasi gudang produk jadi, dan sebagainya.

b.      Strategi Ekspansionis

Strategi ekspansionis yaitu kapasitas selalu melebihi atau diatas permintaan. Dengan strategi perusahaan berharap tidak terjadi kekurangan produk di pasaran yang dapat menyebabkan adanya peluang masuknya produsen lain. Selain itu perusahaan untuk memberikan pelayanan terbaik dengan cara menjamin tersedianya produk di pasaran.

(Anonymous^a, 2014)

C.  Fungsi  Perencanaan Produksi

Perencanaan produksi (Production Planning) adalah salah satu dari berbagai macam bentuk perencanaan yaitu suatu kegiatan pendahuluan atas proses produksi yang akan dilaksanakan dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan. Perencanaan produksi sangat erat kaitannya dengan pengendalian persediaan sehingga sebagian besar perusahaan manufacture menempatkan fungsi perencanaan dan pengendalian persediaan dalam satu kesatuan.

Ditinjau dari bentuk industri, perencanaan produksi suatu perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya terdapat perbedaan. Banyak hal yang menyebabkan perbedaan tersebut, bahkan pada perusahaan yang sejenis. Tujuan produksi bagi perusahaan adalah barang dengan spesifikasi tertentu memenuhi permintaan pelanggan. Tujuan tersebut dituangkan dalam Order Confirmation yang dibuat oleh bagian penjualan. Dengan demikian dapat disimpulkan tujuan produksi sepenuhnya dirumuskan oleh sales department, berdasarkan order yang telah diterima. Karena tujuan produksi dirumuskan berdasarkan order yang telah diterima maka dalam fungsi perencanan produksi pengaruh forecasting pada sistem perencanaan produksi dapat dikatakan tidak signifikan.

Untuk mencapai tujuan, khususnya dalam perencanaan produksi dan pengendalian persediaan perusahaan perlu menyediakan fasilitas komunikasi  dan sistem informasi yang mendukung sistem pengolahan data terdistribusi. Program aplikasi database management system yang terintegrasi dengan sistem lainnya di lingkungan perusahaan sehinngga bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan memiliki sarana yang cukup handal yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat. Bagian perencanaan dengan  mudah dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam menyusun perencanaan produksi.

Agar masing-masing fungsi yang terdapat dalam sistem perencanaan dan bagian terkait dengan sistem perencanaan produksi dapat menjalankan kerja dan tanggungjawabnya sesuai  dengan sistem, maka setiap  personal  disyaratkan mengenal sistem akuntansi komputer dan procedure yang diterapkan.  Dengan demikian efektifitas kerja dapat ditingkatkan.

Dalam usaha mencapai tujuan perencanaan produksi terdapat berbagai macam permasalahan sesuai dengan proses yang akan dilaksanakan, kemudian dirumuskan bagaimana pekerjaan tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien serta bagaimana cara pengendaliannya.  Keberhasilan dalam membuat perencanaan produksi dan pencapaiannya tidak hanya tergantung pada organisasi  bagian perencanaan itu sendiri, melainkan sangat tergantung pada struktur organisasi secara keseluruhan dan sistem  yang diterapkan.

Kegagalan dapat terjadi akibat kesalahan dalam penggunaan sistem informasi tidak efektif, bahkan sering terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan akibat tidak memahami informasi yang ditampilkan  oleh sistem informasi yang tersedia. Manajer bagian prencanaan mutlak harus memahami sistem informasi yang digunakan, karena sistem informasi yang digunakan adalah berbasis komputer maka manajer bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan serta bagian yang terkait langsung dengan bagian tersebut harus memahami dan mengerti sistem komputer yang digunakan. Jika tidak maka terbuka peluang untuk mengambil keputusan-keputusan yang keliru.

Kelancaran proses produksi ditentukan oleh tingkat kematangan penjadwalan produksi. Dalam menyusun perencanaan harus memperhatikan berbagai element dari berbagai bagian sehingga sangat memerlukan sistem yang terintegrasi dan harus didukung dengan fasilitas yang memadai. Perencanaan produksi dituntut harus lebih besifat (sales oriented) namun di sisi lain tanpa mengabaikan efisiensi dan kelancaran proses produksi.

Kemampuan sumber daya manusia sangat tergantung pada sistem yang diterapkan.  Tidak jarang orang yang mampu tidak dapat berbuat karena terikat oleh sistem dan fasilitas yang tersedia. Pembagian tugas dan tanggung jawab harus jelas dan dilakukan pengukuran efektifitas kerja. (Standard operational process) dan (Standard Instruction Process) harus dipahami oleh bagian operasional dan juga bagian perencanaan.

Perencanaan produksi sangat tergantung pada kapasitas, jenis perusahaan, sumberdaya  dan jenis produksi yang dikerjakan. Berdasarkan hal tersebut perusahaan yang mengerjakan order yang terputus-pustus berdasarkan permintaan pelanggan yang pemenuhannya pada waktu yang akan datang,  tingkat kesulitan dalam menyusun perencanaan jauh lebih sulit  dibanding perusahaan yang mengerjakan produksi continue. Pengukuran keberhasilan perencanaan tidak tepat untuk dibandingkan dengan perusahaan lain karena perbedaan kelengkapan, kapasitas dan sumberdaya  apalagi dibanding dengan perusahaan lain yang tidak sejenis.

Faktor penting dalam melakukan pengukuran adalah standar produksi meliputi waktu, mutu, jumlah yang dapat dihasilkan berdasarkan penelitian yang dilakukan pada jangka waktu tertentu di perusahaan ini.  Pengukuran perlu dilakukan secara terus-menerus sehingga keputusan yang diambil untuk pengembangan jangka panjang mempunyai dasar yang objektif.

(Zulidamel, 2008)

D.  Fungsi Pengendalian Persediaan

Persediaan adalah barang milik perusahaan  dengan maksud untuk dijual (barang jadi) atau barang dalam process produksi atau barang yang menunggu penggunaannya dalam process produksi (bahan baku).  Fungsi dasar pengendalian persediaan baik bahan baku, barang dalam proses  maupun barang jadi banyak sekali. Fungsi tersebut meliputi proses berurutan  mulai dari timbulnya kebutuhan, pembelian, pengolahan, delivery.  Permasalahan utama  persediaan  yang timbul yaitu bagaimana fungsi tersebut  dapat mengatur persediaan sehingga setiap permintaan dapat dilayani akan tetapi  biaya persediaan harus minimum.

Bila persediaan cukup banyak, permintaan dapat segera dilayani akan tetapi menyebabkan biaya penyimpanan barang tersebut akan menjadi sangat mahal. Dengan memperhatikan hal tersebut diambil keputusan untuk menentukan nilai persediaan.Menentukan nilai persediaan sangat tergantung kepada jenis perusahaan, modal kerja dan omzet perusahaan serta lead time untuk mendapatkan barang tersebut. Karena PT. Samudra Montaz sebagai perusahaan converting yang bersifat memenuhi permintaan pelanggan pada periode yang akan datang maka, besarnya kebutuhan akan barang tersebut tidak dapat ditentukan sebelum disepakati sales contract.

Sebagian besar bahan baku sudah dialokasikan untuk produk tertentu karena pembelian dilakukan setelah bagian perencanaan menerima GR Order Confirmation yang sudah disetujui oleh pimpinan perusahaan.  Fungsi pengendalian persediaan adalah bagian dari fungsi perencanaan produksi yang bertanggung jawab atas tersedianya material produksi dan material pembantu agar  proses produksi dapat berjalan sesuai rencana yang ditetapkan.

Fungsi perencanaan produksi yang bertanggung jawab atas tersedianya material produksi dan material pembantu agar  proses produksi dapat berjalan sesuai rencana yang ditetapkan. Keperluan meminimumkan persediaan berhubungan dengan besarnya biaya yang diperlukan  oleh persediaan yaitu :

a.    Biaya Pembelian

Yang dimaksud biaya pembelian dalam hal ini adalah biaya pembelian bahan baku untuk produksi. Pembelian skala besar dapat mengurangi biaya pembelian dengan adanya potongan harga (quantity discount) yang diberikan Supplier dengan konsekwensi biaya transportasi yang ditanggung Supplier relative lebih murah karena pengangkutan barang dilakukan tidak terlalu sering, namun perlu diperhitungkan apakah potongan harga tersebut lebih kecil dari biaya  penyimpanan.

Disamping itu jumlah persediaan yang cukup dapat mempercepat delivery sehingga tidak menimbulkan kekecewaan pelanggan. Karena jenis perusahaan memproduksi suatu barang sesuai permintaan pelanggan dimana permintaan tersebut akan dipenuhi pada waktu yang akan datang, cara pembelian tersebut tidak menguntungkan karena penyimpanan barang tersebut membutuhkan  ruang yang luas dan waktu penyimpanan yang relative lama.

b.    Biaya Penyimpanan

Biaya  penyimpanan meliputi biaya penyediaan ruang yang diperlukan untuk menampung barang tersebut, biaya perawatan atas resiko kerusakan,  serta biaya tenaga kerja yang diperlukan untuk merawat dan mengamankan barang tersebut dari segala macam bentuk gangguan.

Selain itu biaya penyimpanan juga berkaitan dengan biaya bunga  dimana semakin besar dana yang dialokasikan pada persediaan akan mengakibatkan  alokasi  akan investasi yang lain akan terhambat  atau  dilakukan dengan suntikan dana dari kreditur dalam hal ini adalah Bank.

Sesuai dengan sifat perusahaan yang memenuhi permintaan  pelanggan pada waktu yang akan datang  maka  persediaan bahan baku dasar, tinta spesial yang tidak diperuntukan untuk order produksi tertentu (bebas) adalah nol.

(Zulidamel, 2008)

E.  Desain Proses Produksi

Desain ialah langkah pertama dalam suatu fase pengembangan bagi setiap produk atau sistem yang direkayasa. Desain juga didefinisikan sebagai proses aplikasi berbagai tehnik dan prinsip bagi tujuan pendefinisian suatu perangkat, suatu proses atau sistem dalam detail yang memadai untuk memungkinkan realisasi (TAY59).

Desain Proses ialah suatu kegiatan dengan melibatkan tenaga manusia, bahan serta peralatan untuk menghasilkan produk yang berguna baik barang atau jasa.Proses produksi pada hakekatnya merupakan proses perubahan (transformasi) dari bahan/komponen (input) menjadi produk yang lain yang mempunyai nilai.

Proses produksi saat ini berkembang pesat karena kemajuan teknologi dan didorong oleh usaha untuk meningkatkan kualitas produktivitasdan fleksibilitas produk.Proses produksi dapat dibedakan baik atas dasar karakterisktik aliran prosesnya maupun tipe pesanan langganan. Dapat diklasifikasikan ke dalam 5 kategori :

1.    Aliran Garis (Line Flow Process)

Yaitu penyusunan stasiun kerja berdasarkan urutan operasi pembuatan produk menurut langkah–langkah standar dalam proses  produksi.Pola Aliran Garis tidak begitu fleksibel dalam memenuhi perubahan desain dan volume produk. Tapi persediaan diminimalkan, skeduling tidak ada masalah dan pengendalian kualitas mudah karena hanya mengikuti arus produk.

Pola aliran garis merupakan suatu proses dari bahan mentah sampai menjadi produk akhir dan urutan operasi–operasi yang digunakan unutk menghasilkan produk atau jasa selalu tetap.Line Flow Process dapat dibagi menjadi 2 tipe yaitu :

·      Produksi Massa (Mass Production)

·      Produksi Terus – menerus (Continuous Production)

2.    Aliran Intermitern (Job Shop atau Jumbled Flow Process)

Yaitu produk dibuat menurut aliran terputus–putus atau tidak kontinu. Peralatan dan tenaga kerja dilekelompokkan dalam pusat kerja menurut jenis pekerjaan.Operasinya sangat fleksibel terhadap perubahan dalam perubahan volume atau  produk, karena operasi–operasinya menggunakan peralatan serba–guna dan tenaga kerja berketrampilan tinggi . Namun fleksibilitas ini sering menimbulkan masalah dalam pengendalian persediaan, penjadwalan dan pengendalian kualitas. Disamping itu juga tidak efisien.

3.    Proyek (Project)

Yaitu tidak ada aliran produk tapi setiap proyek mempunyai urutan tertentu dalam proses operasinya. Biasanya material, peralatan dan tenaga kerja dibawa ke lokasi proyek. Serta memiliki kegiatan awal dan akhir dengan batas waktu penyelesaian. Bentuk ini tidak cocok untuk proses manufacturing karena proyek hanya dikerjakan sekali saja. Bentuk operasi–operasi proyek digunakan bila ada kebutuhan akan kreativitas dan kekhususan dalam pembuatan suatu produk.

4.    Sistem Manufaktur Fleksibel (Flexible Manufacturing System)

Yaitu merupakan autamated cell untuk menghasilkan sekelompok komponen, dimana semua komponen butuh proses manufacturing serupa tapi urutan dari operasi tidak selalu sama. Dan sistem ini membutuhkan investasi awal yang besar.Serta bertujuan untuk memberi respon secara tepat terhadap keinginan pelanggan tertutama terkait dengan perubahan dalam desain, jumlah & pelayanan produk.

5.    Sistem Manufaktur Tangkas (Agile Manufacture System)

Yaitu suatu sistem yang mengkombinasikan visi kompetitif dengan kreatifitas dan aplikasi teknologi. Dimana ada 4 dimensi antara lain :

·      Memperkaya nilai kepada pelanggan

·      Bekerjasama dalam meningkatkan daya saing perusahaan

·      Mengoperasikan perubahan dan ketidakpastian

·      Menelaah pengaruh dari informasi

Seluruh kombinasi proses dapat dijumpai baik baik dalam perusahaan manufaktur ataupun jasa.

(Handoko, 2000)

F.   Desain Proses Pada Sektor Jasa

Interaksi dengan pelanggan sering memberikan pengaruh buruk pada kinerja proses. Sebuah jasa pada dasarnya menyiratkan adanya kebutuhan interaksi dan kustomisasi. Semakin seorang manajer merancang prosesnya untuk memenuhi persyaratan khusus, sebuah proses akan menjadi semakin efektif dan efisien.

Tabel 1. Berbagai Teknik Untuk Meningkatkan Produktivitas Jasa

Strategi	Teknik	Contoh
Pemisahan	Membuat struktur pelayanansehingga pelanggan harus pergi ke tempat layanan ditawarkan	Pelanggan bank datang ke manajer untuk membuka tabungan baru, ke petugas kredit untuk meminta pinjaman dan ke kasir untuk menyetorkan uang
Swalayan	Pelanggan melihat, membandingkan dan menilai sendiri	Supermarket dan Departemen Store
Fokus	Membatasi hal-hal yang ditawarkan	Menu yang terbatas pada restoran
Modul	Pilihan jasa yang moduler Produksi moduler	Pilihan investasi dan asuransi Modul paket makanan di restoran
Otomisasi	Memisahkan jasa yang  dapat diotomisasi	ATM
Penjadwalan	Penjadwalan karyawan yang tepat	Penjadwalan karyawan penjualan tiket dengan selang waktu 15  menit
Pelatihan	Menjelaskan pilihan layananMenjelaskan bagaimana menghindari  masalah	Konsultan investasi Petugas pemeliharaan purnajual

·      Peluang Untuk Meningkatkan Proses Jasa

a.    Tata Letak

Desain tata letak merupakan satu kesatuan dalam banyak proses jasa, terutama pada toko eceran, restoran dan perbankan. Pada toko retail, tata letak tidak hanya memamerkan produktapi juga mendidik pelanggan dan meningkatkan nilai produk. Tata letak merupakan kesatuan dari banyak jasa, penyajian tata letak yang baik menghasilkan peluang yang kontinu untuk mendatangkan pesanan. Dalam mendesain tata letak ada beberapa pertimbangan antara lain:

1.      Memperbaiki arus informasi, bahan baku dan orang. Oleh karena itu, dianjurkan adanya arus informasi, bahan baku dan orang yang tidak efisien.

2.      Memperbaiki moral pekerja dan memperoleh kondisi kerja yang lebih aman. Tidak dianjurkan layout yang jelek sehingga moral pegawai yang kurang baik.

3.      Memperbaiki interaksi pelanggan dan klien. Oleh karena itu, tidak di anjurkan interaksi yang sulit. Bagi usaha jasa, inleksibilitasi cukup dominan, seperti perbankan, konsultan, rumah sakit, klinik, apotek, dan lain lain.

4.      Fleksibilitas dalam mengatur tata letak tidak dianjurkan layout yang tidak fleksibel atau terlalu kaku.

b.    Sumber Daya Manusia

Masalah sumber daya manusia dari segi perekrutan dan pelatihan merupakan hal penting dalam proses jasa. Tenaga kerja berkomitmen yang mempunyai fleksibiltas ketika jadwal dibuat dan dilatih untuk mengisi kekosongan saat membutuhkan karyawan berpengaruh terhadap kinerja keseluruhan proses. 

c.    Rekayasa Ulang Proses

Sebuah perusahaan kerap menemukan asumsi-asumsi awal mengenai prosesnya tidak lagi berlaku karena keinginan pelanggan, teknologi produk dan bauran produknya berubah. Oleh karena itu, prosesnya dirancang ulang atau direkayasa ulang. Rekayasa ulang proses (process reengineering) adalah proses memikirkan ulang dan merancang ulang proses bisnis secara radikal untuk membawa peningkatan kinerja secara dramatis. Rekayasa ulang proses yang efektif bergantung pada evaluasi ulang dan tujuan proses serta menanyakan kembali tujuan dan asumsi yang digunakan. Contoh : di restoran, pesanan dari pramusaji ke dapur secara nirkabel dan transponder pada mobil yang mencatat penjualan pada fasilitas drive-thru.

d.   Etika Dan Proses-Proses Ramah Lingkungan

Banyak perusahaan menemukan kesempatan dalam proses produksi yang dapat mengurangi  dampak negatif pada lingkungan. Kesempatan tersebut sangat beragam mulai dari aktivitas yang dipandang oleh masyarakat sebagai sesuatu yang etis dan merupakan tanggung jawab sosial hingga tindakan yang diatur oleh hukum, seperti pencegahan polusi. Aktivitas-aktivitas ini juga meliputi penggunaan sumber daya yang efisien, pengurangan limbah produk sampingan dan daur ulang. Manajer operasi tetap dapat cukup peka terhadap lingkungan sekaligus mencapai strategi diferensiasi bahkan strategi biaya yang rendah. Berbagai proses dapat menjadi ramah lingkungan dan dibuat bertanggungjawab secara sosial sekaligus mengkontribusikan strategi yang menguntungkan.

(Ma’arif Syamsul,2003)

G. Prosedur Perencanaan Produksi

1.    Perencanaan Produksi Berdasarkan Permintaan Pasar

Perencanaan untuk perusahaan yang menghasilkan produk untuk memenuhi kebutuhan pasar, pada umumnya macam produknya standar, usia produk panjang dan jumlah permintaan banyak. Perencanaan didahului dengan membuat forecasting permintaan, kemudian diikuti dengan rencana persediaan barang jadi dan rencana jumlah produksi. Selanjutnya dibuat rencana kebutuhan bahan baku,bahan pembantu, sumberdaya manusia, kebutuhan mesin dan sebagainya. Dari rencana kebutuhan bahan baku dapat dilanjutkan dengan rencana pembelian dan rencana penyimpanan barang.Dari rencana kebutuhan mesin dapat dilanjutkan dengan rencana pemanfaatan kapasitas dan scheduling.

2.    Perencanaan Produksi Berdasarkan Order

Perencanaan untuk perusahaan yang melayani pesanan. Umumnya menghasilkan barang yang bermacam–macam, dengan bahan baku yang bermacam–macam. Permintaan barang bermacam–macam, macamnya berganti-ganti dan jumlahnya tidak tentu, sehingga sulit dibuat forecast permintaanya. Karena macam dan jumlah permintaan konsumen sulit diforecast, maka fasilitas produksi harus dibuat relative fleksibel, penyediaan bahan-baku dan pembantu berdasarkan rata – rata kebutuhannya pada tahun – tahun sebelumnya, dan belum tentu mengaitkan dengan macam barang yang dihasilkan.

(Zulidamel, 2008)

DAFTAR PUSTAKA

Anonymous^a.2014.Perencanaan Kapasitas Produksi.Online.http://taufikep.blogspot.com/2013/06/perencanaan-kapasitas.html . diakses pada 22 Feb 2014

Ma’arif Syamsul. 2003. Manajemen Operasi. Penerbit PT Grasindo: Jakarta Repository USU. (Online). http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/27056/1/Reference.pdf. Diakses 21 Februari 2014

T. Hani Handoko,2000. Dasar–Dasar Manajemen Produksi Dan Operasi. BPFE- Yogyakarta 

Zulidamel.2008.Perencanaan Produksi.Online.http://zulidamel.wordpress.com/2008/01/14/perencanaan-produksi/. Diakses 21 Februari 2014

Zulian Yamit,2003. Manajemen Produksi dan Operasi. Ekonisia. Fakultas Ekonomi UII. Yogyakarta